Serviceplattform

Seit annähernd einem Jahrzehnt versuchen wir die Verwaltung der Gemeinden durch den Einsatz von PC und EDV möglichst schlank zu halten, um möglichst viel Energie für Pastoral und Seelsorge freisetzen zu können. Eines der wichtigsten Instrumente ist in den letzten Jahren das Koordinationsprogramm "pfiffig" von Roland Sand für uns geworden, das speziell für unsere Gemeinden entwickelt wurde.

Es handelt sich dabei um eine datenbankgestützte Anwendung, die von jedem Rechner mit Internetanschluss aus zu erreichen ist. Die Termine in den drei Kirchen und die Raumbelegung in den Pfarrzentren werden dezentral organisiert, die Organisten-, Lektoren-, Kommunionhelfer- und Ministrantenpläne werden online von den zuständigen Personen erstellt und auch gleich versandt und auf Knopfdruck die Maske für den Pfarrbrief ausgegeben. Und wenn Gottesdienste vorbereitet, Veranstaltungen geplant werden, finden sich alle wichtigen Daten auf dem Bildschirm - einschließlich des Links zu den Seiten des "Schotts", um die liturgischen Texte des jeweiligen Sonntages einsehen zu können.

Wir sind mittlerweile so weit, diesen Service auch anderen Gemeinden anbieten zu können. Haben wir Sie neugierig gemacht? Hier ein paar Eindrücke vom Programm mit Hilfe einiger Screenshots:

Jeder Nutzer - bei uns können alle Mitarbeiter in den Gemeinden Zugangsdaten bekommen - hat seine Benutzerkennung und je eigene Rechte, so dass bestimmte Inhalte und Seiten nur besonders berechtigten Personen zugänglich sind. Nach der Anmeldung gelangt er zum Hauptmenü. Lektoren, Kommunionhelfer, Ministranten und Organisten werden übrigens gleich daran erinnert, wann ihr nächster Dienst ansteht.

Im Jahreskalender lassen sich leicht einzelne Tage anwählen. Selbstverständlich werden beim Überstreichen mit der Maus gleich die entsprechenden Tagesheiligen oder Festtage angezeigt. Es braucht kein langes Nachschlagen mehr, um herauszufinden, welcher Sonntag im Jahreskreis der 20. August 2006 etwa ist. Mittels des Kalenders lassen sich übrigens immer wiederkehrende Termine und Gottesdienste leicht für das ganze Jahr eingeben.

Hat man einen Tag ausgewählt, wird zunächst angezeigt, wie die eingetragenen Daten im Pfarrblatt bzw. auf der Website erscheinen (Namen sind hier geschwärzt worden). Ein eigenes Icon führt zu den liturgischen Texten des Sonntages auf der Website des "Schott".

Darunter erscheint, welcher Gottesdienst an diesem Tag in welcher Kirche stattfindet. Beim Überstreichen mit der Maus, werden die wichtigsten Daten - beispielsweise auch der entsprechende Zelebrant - angezeigt.

Weiter unten sind alle Räume der Pfarrzentren und die entsprechende Belegung angegeben.

Alle relevanten Daten zu einem Gottesdienst erscheinen, sobald man den entsprechenden Termin ausgewählt hat. Intentionen werden bei uns gleich bei der Bestellung ins Programm eingetragen. Bei der Planung der Gottesdienste wird nur angegeben, wie viele Ministranten, Kommunionhelfer und Lektoren vorgesehen sind und ob ein Organist notwendig ist. Diese Angaben werden dann in die Maske der Dienstpläne übernommen, in die Ministranten, Lektoren und Kommunionhelfer bzw. die Verantwortlichen der Gruppen die entsprechenden Namen eintragen. Sobald die Pläne erstellt sind, werden die eingeteilten Personen - wie oben zu sehen - in den dafür vorgesehenen Spalten angezeigt. Bei der Vorbereitung von Gottesdiensten kann so ganz unproblematisch nachgeschaut werden, mit welchem Organisten man sich in Verbindung setzen muss, wer gegebenenfalls davon informiert werden sollte, dass er nicht die Fürbitten vorzutragen hat, weil die an diesem Sonntag vom Kindergarten übernommen werden und so weiter. Wer selbst in dieser Arbeit steht, kann ermessen, wie viele Telefonate und auch Koordinationspannen hierdurch vermieden werden können.

So sieht übrigens die Maske aus, mittels derer die Ministranten von St. Peter dann ihren Plan erstellen können. Ist er fertig, kann er gleich per E-Mail versandt, oder ausgedruckt und ausgetragen werden.

Und jeder Ministrant, der online in "pfiffig" nachschaut, wird selbstverständlich gleich an seinen nächsten Dienst erinnert.

Und dies ist die Maske, die Doppelbelegungen im Pfarrzentrum eigentlich unmöglich macht.

Das ist verständlicherweise nur ein kleiner Einblick ins Programm. Dass die Gottesdienstseite unserer Website selbstverständlich automatisch aus dem Programm generiert wird, versteht sich dann abschließend fast von selbst. Und dass es eine Möglichkeit gibt, die Daten zu sichern und das Programm im Notfall auch lokal auszuführen ist natürlich auch klar.

Roland Sand, der dieses Programm entwickelt hat, hat sich hier völlig an den Bedürfnissen unserer Gemeinden orientiert und die Oberflächen genau so zugeschnitten, wie wir sie benötigen. Jede Einzelheit ist im engen Kontakt mit der Praxis entwickelt worden und wird weiter ausgearbeitet. Er kann dies auch für Sie tun. Die Hauptarbeit ist schließlich getan. Das Programm an Ihre Bedürfnisse anzupassen, lässt sich relativ leicht bewerkstelligen.

Wollen Sie mehr Informationen? Setzen Sie sich einfach mit uns in Verbindung. Sie können dann etwa einen Gastzugang zum Programm bekommen und selbst Einblick nehmen. Sie können mit Roland Sand überlegen, was Sie brauchen, und wie das Programm für Ihre Verhältnisse zugeschnitten werden müsste.

Was so etwas kostet? Da wir uns, um ein Programm im Internet laufen lassen zu können, auf einem entsprechenden Server einmieten müssen, entstehen laufende Betriebskosten. Momentan liegen die bei ca. 15 € im Monat. Zu ziemlich genau diesem Preis können wir auch Ihnen diesen Service anbieten.

Zum Weiterlesen: "Ein einziger Terminkalender für alle", erschienen im Konradsblatt - der Wochenzeitung für das Erzbistum Freiburg.


Und noch mehr Auskunft gibts dann hier:

Dr. Jörg Sieger, Mannheimer Straße 54, D-76131 Karlsruhe,
Tel.: +49 (0721) 82105171, E-Mail: kontakt@joerg-sieger.de.